Actualidad - Entrevistas

Juan Carlos Dueñas
Subdirector de Gestión Económica. Hospital de Valdecilla.

2º Trabajo mas Visitado en Otoño.“Automatización de procesos en la tramitación contable de facturas a partir de un registro digitalizado”

¿Cuánto tiempo llevas?

Mi vida laboral empezó en el año 89, como estatutario en el Hospital Valdecilla, donde actualmente me encuentro. En el año 90 se presentó la posibilidad de participar en el montaje y apertura del Hospital Comarcal de Laredo, cerquita de Santander. El proceso de apertura de un hospital es apasionante. Desarrollé mi actividad como jefe de sección del área económica, trabajando en todos los aspectos de la misma.. En el año 94, vuelvo a formar parte de un equipo que vuelve a abrir otro hospital, el Hospital Comarcal de Sierrallana, en Torrelavega. Éste es un hospital un poco más grande, con 270 camas. Vuelvo a dedicarme a toda el área económica, como jefe de sección. En el año 99 vuelvo un poco a mis orígenes, a Valdecilla, donde actualmente soy el Subdirector de Gestión Económica.

¿Qué ha sido lo mejor?

Ha sido la propia trayectoria, porque la experiencia vivida en tres hospitales de tamaños y funcionalidades distintas ha sido muy bonita. Trabajar en un hospital comarcal te posibilita un conocimiento más integral dentro del área económica, porque allí por volumen y por plantilla, igual tienes que dedicarte al área presupuestaria como financiera, inventarios, facturación a terceros, etc. También en torno al año 90 empezamos a incorporarnos al mundo de la contabilidad analítica, con el programa Signo. Actualmente, ya en un hospital como Valdecilla, todo es más complejo. Llevo en gestión económica todas estas áreas, pero más centrado en el área de costes, donde a los datos puramente económicas le contrapones la actividad desarrollada, y esto está siendo muy interesante.

¿Qué ha sido lo peor?

Lo peor que me ha pasado, a nivel personal y como trabajador de este hospital, fue en el año 99, justo cuando vuelvo a Valdecilla. Se produjo el fatal derrumbe de la fachada. Fueron unos días horribles y aquello nos dejó traumatizados. Hubo cuatro compañeros muertos, y a pesar del desastre personal y estructural,  la actividad la actividd tenía que seguir adelante, pero con todo el personal muy afectado. A partir de ese desgraciado accidente, se toma por fin la decisión de que había que hacer algo para renovar Valdecilla, que tanto estructural como organizativamente estaba ya quedándose un poco obsoleto. Y en eso estamos, en esa dura pelea. Se tomó la decisión de renovar el hospital sobre el misma área, y está siendo bastante duro para todo el personal, pero creo que estamos sacando los temas adelante y lo más importante es que los pacientes no sólo no han notado negativamente los efectos de esta situación, sino que están experimentando las bondades de instalaciones y equipamiento totalmente renovados.

¿Cómo ves el futuro?

El presente ya está siendo muy duro, y nosotros, a nivel presupuestario, estamos pasando aprietos, como toda la sociedad española en general. Además, la situación del hospital también es dura, porque es un proceso de renovación de diez años, aunque ya estamos en la fase tres y esperemos que en un horizonte de dos años hayamos terminado. Este presente un poco duro, como todas las experiencias de este tipo, te obliga a crecer en eficiencia. Si tienes un presupuesto cada vez más escaso, si tienes más dificultades estructurales, siempre agudizas el ingenio.

¿Qué os ha motivado a presentar el trabajo de “Automatización de procesos en la tramitación contable de facturas a partir de un registro digitalizado” en el Bazar de las pasadas jornadas en Palma de Mallorca?

Lo que quisimos, como creo que es un poco la filosofía de todos los congresos que organizáis, fue compartir esta experiencia. Nosotros, como todos los grandes hospitales, tenemos una necesidad o un problema muy básico: el gran volumen de papel que se genera. Aquí hablamos de más de cincuenta mil facturas, cien mil albaranes, y es difícil tanto su gestión como su posterior archivo. A partir de esa necesidad tan primaria, procedimos a la digitalización de estos documentos. En el proceso de digitalización, con todas las posibilidades que te ofrecen las nuevas tecnologías, se nos fueron ofreciendo una serie de posibilidades. Ya viendo las dificultades que suponía, por ejemplo, el que un escáner te lea el Nif de la factura, vimos que plasmar eso en un código de barras puede transmitir mucha más información que el número de factura, la fecha, etc. Esto puede agilizar el proceso, hacerlo de una manera mucho más rápida, segura y eficaz. A partir de ahí se nos fueron abriendo un montón de posibilidades de automatizar muchos procesos. Ejemplos: La visualización de albaranes digitalizados en el almacén, externo al hospital y distante más de quinientos metros de éste; el visto bueno vía correo electrónico de los responsables de facturas de servicios a la vista de la factura digitalizada, etc. posibilita una mayor rapidez y seguridad en el proceso de contabilización de documentos de cargo. Además aprovechamos para automatizar otros procesos, llamémosles “colaterales” a la propia contabilización de facturas, como la identificación de los cargos por previsión de costes, en el ára de la contabilidad analítica, o en el área las referentes a implantes y pruebas diagnóstico-terapétucias susceptibles de formar parte de una factura a tercero obligado al pago. Eso es en principio lo que nos ha movido a realizar el trabajo, pero, sobre todo, nos ha movido, repito, el compartir la experiencia. Soy el coordinador y un poco el responsable del proyecto, pero quiero destacar la labor de mis compañeros del proyecto, Fernando Gonzalo e Ignacio Noreña, como responsables del área presupuestaria, el primero, e informática el segundo. Y en general a todos los compañeros del área por la predisposición siempre positiva al proyecto.

¿Cómo os sentisteis al saber que vuestro trabajo era de los más visitados?

Orgullosísimos. Nosotros, como grupo, siempre estamos intentando renovar procesos y demás, y que un proceso que aquí nos ha costado trabajo sea de los más visitados, para nosotros ha sido una gran noticia. Esto siempre te sirve de estímulo. Ya se lo he comunicado a todos mis compañeros y estamos muy orgullosos.